Ovaj dokument opisuje koje podatke Conormio čuva, gde se oni fizički nalaze, ko im pristupa i kome se prosleđuju. Pisan je tako da opisuje stvarno stanje sistema, a ne nameru.
1. Koje podatke čuvamo
Podatke o nalogu: ime, e-mail adresu, jezik, kriptovanu lozinku i broj prijava.
Zapis o svakoj uspešnoj prijavi: vreme, IP adresu i podatke o pregledaču i uređaju koje pregledač šalje (user agent).
Poslovne podatke koje sami unosite: firme, projekte, grupe radova i pozicije, količine i cene, normative, resurse (radnici, mašine, materijali), građevinske listove, situacije, ponude, fakture, dnevne izveštaje, građevinske dnevnike i dokumente koje priložite.
Tehničke podatke koji nastaju radom sistema: zapise o greškama i zapise o pristupu.
2. Gde se podaci fizički nalaze
Aplikacija i baza podataka: Heroku (Salesforce), region „eu“, AWS, Irska.
Priloženi dokumenti: Amazon S3, region eu-north-1 (Švedska, Stokholm).
Privremena memorija i prenos u realnom vremenu: Redis Cloud, eu-west-1 (Irska).
Praćenje grešaka: Sentry, region EU (Nemačka), podešeno bez ličnih podataka.
Jedini podaci koji napuštaju Evropsku uniju su oni koje sami pošaljete AI funkcijama (tačka 5) i odlazni e-mailovi (tačka 6).
3. Kako su podaci zaštićeni
Sav saobraćaj ide preko HTTPS-a (uz HSTS). Baza je šifrovana na disku (AES-256), a saobraćaj ka bazi ide preko TLS-a.
Lozinke se čuvaju kao bcrypt heš (cost 12) i minimalne su dužine 10 znakova. Sesija se automatski gasi posle 30 minuta neaktivnosti.
Broj pokušaja prijave, resetovanja lozinke i registracije ograničen je po IP adresi i po e-mail adresi.
Lozinke, e-mail adrese i tokeni se ne upisuju u zapise sistema.
Dvofaktorska autentikacija trenutno ne postoji.
4. Ko pristupa podacima
Podacima Vaše firme pristupaju samo Vaši korisnici. Jedna firma nikada ne vidi podatke druge.
Sa naše strane pristup produkcionom sistemu imaju dve imenovane osobe. Nema spoljnih saradnika sa pristupom.
Pristupamo Vašim podacima samo radi otklanjanja kvara ili na Vaš zahtev za podršku.
Izuzetak su prijave i spisak izmena pojedinačnog korisnika: njih pregledamo i radi praćenja kako se aplikacija koristi i radi bezbednosti naloga. Te podatke ne koristimo ni za šta drugo.
Kada pristupimo, radimo u Vašoj firmi sa istim pravima kao njen vlasnik, dakle možemo i da izmenimo podatke, jer se kvar često drugačije ne može otkloniti. Ne možemo da obrišemo Vašu firmu. Izmena koju napravimo vidi se u istoriji izmena, pod imenom osobe koja ju je napravila.
5. AI funkcije i Anthropic
Aplikacija ima četiri funkcije koje koriste veštačku inteligenciju (Claude API, kompanija Anthropic, Sjedinjene Američke Države). Svaka se pokreće Vašom radnjom. Ništa se ne šalje samo od sebe.
AI uvoz predmera šalje ceo dokument koji ste priložili. AI čitanje fakture šalje celu fakturu. Analiza pozicije šalje naziv pozicije, jedinicu mere, planirane i overene količine i jediničnu cenu. Asistent u pomoći šalje tekst pitanja koje ste ukucali.
Anthropic po komercijalnim uslovima korišćenja ne koristi te podatke za treniranje modela. Podrazumevana retencija kod njih je do 30 dana, nakon čega se brišu.
AI funkcije se uključuju odvojeno. AI uvoz predmera, AI čitanje faktura, analiza pozicije i AI pomoć imaju zasebne kontrole pristupa; isključivanje jedne funkcije ne uključuje niti isključuje ostale.
6. Kome se podaci još prosleđuju
Heroku (Salesforce): aplikacija i baza, AWS Irska.
Amazon Web Services (S3): priloženi dokumenti, Švedska (Stokholm).
Redis Cloud: privremena memorija i prenos u realnom vremenu, bez trajnih poslovnih podataka, Irska.
Sentry: tehničke greške, bez ličnih podataka, Nemačka.
Anthropic: sadržaj koji AI funkcije obrađuju, SAD (tačka 5).
Namecheap Private Email: odlazni e-mailovi (dobrodošlica, resetovanje lozinke i pozivnica članu firme). Poslovni podaci se e-mailom ne šalju.
Vaše podatke ne prodajemo, ne ustupamo u marketinške svrhe i ne koristimo ni za šta osim za pružanje usluge Vama.
7. Koliko dugo čuvamo podatke
Poslovne podatke čuvamo dok traje Vaš nalog. Poslovni zapisi se ne brišu prečicom. Sistem ih štiti od brisanja, a izlaz je arhiviranje.
Pitanja postavljena asistentu u pomoći brišu se posle 90 dana.
Zapisi o prijavama (vreme, IP adresa, pregledač i uređaj) brišu se posle 12 meseci.
Rok za brisanje podataka posle raskida saradnje biće definisan Uslovima korišćenja i ugovorom.
8. Vaša prava
Možete tražiti uvid u podatke koje o Vama čuvamo, njihovu ispravku ili brisanje, kao i kopiju svojih podataka. Zahtev pošaljite na kontakt adresu na dnu strane.
Napomena o formatu: danas izvoz postoji u obliku PDF dokumenata (ponuda, situacija, građevinska knjiga). Izvoz u tabelarnom formatu je u izradi.
Kontakt: info@conormio.com